Novotel | Tietosuojakäytäntö

Estmak Capital käsittelee henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on palveluidensa tuottamisen kannalta välttämätöntä. Kaikella henkilötietojen käsittelyllä on erityinen ja rajoitettu tarkoitus ja oikeusperuste, jotka on kuvattu tarkemmin jäljempänä.

Tilanteissa, joissa henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on Estmak Capitalin oikeutettu etu, Estmak Capital on analysoinut huolellisesti kyseiset käsittelytoimet ja todennut, että etusi, perusoikeutesi ja vapautesi eivät vaarannu suhteettomasti ja että henkilötietojasi käsitellään vain siinä määrin kuin on välttämätöntä.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperusteet on kuvattu tarkemmin jäljempänä.

II.I Asiakassopimusten solmiminen ja toteuttaminen

Estmak Capitalin pääasiallinen toiminta koostuu sijoitustoiminnasta, kiinteistöjen kehittämisestä ja niihin liittyvien palveluiden tarjoamisesta, mukaan lukien vuokraus ja myynti. Tässä yhteydessä Estmak Capital neuvoo asiakkaitaan kiinteistöasioissa, käy heidän kanssaan sopimusta edeltäviä neuvotteluja ja voi solmia erilaisia sopimuksia, kuten konsultointi-, varaus- ja myyntisopimuksia. Tällaisten toimien yhteydessä Estmak Capital voi käsitellä yhteys- ja maksutietojasi (etunimi, sukunimi, henkilötunnus, pankkitilitiedot, sähköpostiosoite sekä sinun ja Estmak Capitalin välinen kirjeenvaihto, puhelinnumero, asuinmaa). Tässä kohdassa kuvatun henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on velvollisuus täyttää Estmak Capitalin ja asiakkaan välillä solmittu sopimus tai tarve ryhtyä toimiin ennen sopimuksen solmimista (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta b).

II.II Markkinointitoiminta

Estmak Capital voi julkaista verkkosivuillaan ja sosiaalisen median tileillään Estmak Capitalin ja sen yhteistyökumppaneiden palveluita mainostavaa materiaalia, mukaan lukien valokuvia ja videoita, joissa voi esiintyä myös ihmisiä (esimerkiksi kiinteistökehitysprosessia kuvaavia videoita). Tällaisen tietojenkäsittelyn tarkoituksena on esitellä Estmak Capitalin tarjoamia palveluita potentiaalisille asiakkaille. Jos valokuvissa ja videoissa olevat henkilöt ovat tunnistettavissa, rekisteröidyn suostumus on edellytys ja oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle tätä tarkoitusta varten (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta a). Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa milloin tahansa lähettämällä tätä koskeva pyyntö sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Jos olet antanut asiaankuuluvan suostumuksesi Estmak Capitalille, lähetämme sinulle ajoittain uutiskirjeitä ja muuta sinua mahdollisesti kiinnostavaa tietoa Estmak Capitalin palveluista. Uutiskirjeiden lähettämisen oikeusperuste on rekisteröidyn suostumus (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta a). Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa napsauttamalla uutiskirjeen vieressä olevaa peruutuspainiketta. Voit myös peruuttaa uutiskirjeen tilauksen lähettämällä meille pyynnön sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Huomaa, että suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta aiemman ja voimassa olevan suostumuksen perusteella suoritetun tietojenkäsittelyn laillisuuteen.

II.III Palveluiden ja tuotteiden tilaaminen yhteistyökumppaneilta

Estmak Capital ostaa palveluidensa tuottamiseen tarvittavia tuotteita ja ulkoistaa palveluita yhteistyökumppaneille. Tätä tarkoitusta varten Estmak Capital käsittelee kumppanien yhteyshenkilöiden nimiä ja yhteystietoja (sähköpostiosoite, puhelinnumero) sekä tarvittaessa ammatillista asemaa, koulutusta, pätevyyttä ja työnantajaa koskevia tietoja. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta b (tietojen käsittely sopimuksen laatimista ja täytäntöön panemista varten). Tapauksissa, joissa Estmak Capital lähestyy itse tuote- tai palveluntarjoajaa, henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste on yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta f eli oikeutettu etu, joka on Estmak Capitalin tarve tilata tavaroita ja palveluita eri markkinaosapuolilta palveluidensa tuottamiseksi. Estmak Capital käsittelee myös yhteistyökumppaneidensa yhteyshenkilöiden henkilötietoja vain siinä määrin kuin se on välttämätöntä ilman, että rekisteröityjen etuja loukataan.

II.IV Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen

Tietyissä tapauksissa Estmak Capitalin on käsiteltävä henkilötietoja noudattaakseen lakisääteisiä velvoitteitaan. Tällaisia tilanteita voivat olla esimerkiksi kirjanpitovelvoitteiden täyttäminen, viranomaispyyntöihin vastaaminen, rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen ehkäisylain mukaisten velvoitteiden täyttäminen sekä rikkomuksista ja epäillyistä rikkomuksista ilmoittaminen valvontaviranomaisille ja yksityishenkilöille. Tällaisissa tilanteissa henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on tarve noudattaa rekisterinpitäjän lakisääteistä velvoitetta (yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta c).

Estmak Capital säilyttää henkilötietojasi vain niin kauan kuin se on tarpeen tietosuojakäytännön luvussa 2 määriteltyjen käsittelytarkoitusten täyttämiseksi.

Asiakassopimusten solmimisen ja toteuttamisen yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot

Asiaankuuluvia henkilötietoja säilytetään yleensä asiakassopimuksen keston ajan ja asiakassopimuksen päättymisen jälkeen lakisääteisen vanhentumisajan päättymiseen asti mahdollisia vaatimuksia varten. Sopimusta edeltävien neuvottelujen tai neuvonnan yhteydessä käsiteltyjä henkilötietoja, jotka eivät ole päättyneet asiakassopimuksen tekemiseen (esim. neuvonnan ja tarjousten yhteydessä käsiteltyjä tietoja), säilytetään kolmen (3) vuoden ajan kyseisten neuvottelujen päättymisestä.

Markkinointitoiminnan yhteydessä käsiteltävät henkilötiedot

Kyseisiä henkilötietoja säilytetään siihen asti, kunnes käsittelyn tarve lakkaa, kuitenkin enintään siihen asti, kunnes suostumus, johon erityiset markkinointitoimet laillisesti perustuivat, peruutetaan.

Kumppanien yhteyshenkilöiden henkilötiedot

Asiaankuuluvia henkilötietoja säilytetään yhteistyösopimuksen keston ajan ja yhteistyösopimuksen päättymisen jälkeen mahdollisten vaatimusten lakisääteisen vanhentumisajan päättymiseen saakka.

Lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi ja muissa poikkeustapauksissa henkilötietojen käsittely voi olla tarpeen yllä mainittua pidempään, mukaan lukien:

(a) Estmak Capitalin lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi;

(b) kirjanpitosyistä;

(c) mahdollisten vaateiden toteutumiseen liittyvistä syistä.

Estmak Capital säilyttää esimerkiksi henkilötietoja sisältäviä alkuperäisiä kirjanpitoasiakirjoja (kuten laskuja) seitsemän (7) vuotta sen tilikauden päättymisestä, jolloin kyseinen kirjanpitomerkintä tehtiin. Jotta Estmak Capitalia vastaan voidaan esittää vaatimuksia tai jotta mahdollisia vaatimuksia voidaan vastustaa, Estmak Capital voi säilyttää henkilötietoja enintään kolme (3) vuotta vaatimusten vanhentumisaikojen mukaisesti, enintään kymmenen (10) vuotta tahallisen rikkomuksen tapauksessa ja vireillä olevien erimielisyyksien lopulliseen ratkaisuun saakka.

Edellä mainitun lisäksi Estmak Capital käyttää evästeitä osoitteessa https://www.estmakcapital.ee ja sen alasivustoilla (jäljempänä ”verkkosivusto”) tarjotakseen sinulle paremman, nopeamman ja turvallisemman käyttökokemuksen. Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka tallennetaan laitteellesi. Evästeet antavat Estmak Capitalille tietoa verkkosivuston käytöstä, mahdollistavat verkkosivuston kävijämäärien tilastoinnin sekä varmistavat verkkosivuston toimivuuden ja käyttäjäystävällisyyden.

Verkkosivustolla käytetään seuraavia evästeitä.

• Evästeen nimi ”_gid” Tarkoitus ”Käytetään yksilöllisten käyttäjien erottamiseen” Voimassaoloaika 24 tuntia
• Evästeen nimi ”_ga” Tarkoitus ”Käytetään yksilöllisten käyttäjien erottamiseen” Voimassaoloaika 2 vuotta
• Evästeen nimi ”_gat_gtag_[property ID]” Tarkoitus ”Käytetään verkkosivuston liikennetilastojen laatimiseen” Voimassaoloaika Verkkosivun käyttöistunto.

Verkkosivustolla käytetyt evästeet voivat muuttua ajan myötä. Verkkosivuston toimintojen kannalta välttämättömien evästeiden käyttöä varten verkkosivusto ei pyydä suostumustasi. Muiden evästeiden käyttämiseksi verkkosivusto pyytää suostumustasi.

Voit estää evästeiden käytön milloin tahansa muuttamalla käyttämäsi laitteen selaimen asetuksia ja poistamalla tallennetut evästeet.

Estmak Capital voi saada sinusta henkilötietoja sinulta itseltäsi (esimerkiksi kun otat yhteyttä Estmak Capitaliin puhelimitse, sähköpostitse tai verkkolomakkeella) tai toiselta Estmak Capitalin taholta tietosuojakäytännön luvussa 2 määriteltyihin tarkoituksiin. Estmak Capital voi tietyissä tapauksissa saada henkilötietojasi kolmansilta osapuolilta, joille olet luovuttanut henkilötietojasi (esimerkiksi kiinteistövälittäjältä tai muulta yhteistyökumppanilta). Tietosuojakäytännössä kuvattuihin henkilötietoihin pääsevät käsiksi henkilötietojesi rekisterinpitäjänä toimivan Estmak Capitalin yksikön johtoryhmän jäsenet ja henkilöstö sekä Estmak Capital OÜ, Estmak Capital -konsernin emoyhtiö, omien velvollisuuksiensa hoitamiseksi. Esimerkiksi hintakyselyihin ja tarjouksiin liittyviä henkilötietoja käsittelee myyntiosaston henkilöstö. Tietyissä tapauksissa henkilötietoja voivat käyttää myös Estmak Capitalille erityisiä palveluita tarjoavat palveluntarjoajat (esimerkiksi IT-palvelu, kirjanpitopalvelu, uutiskirjeen jakelupalvelu). Estmak Capital ei siirrä henkilötietojasi Euroopan unionin ulkopuolelle.

Estmak Capitalin suorittamaan henkilötietojesi käsittelyyn liittyen sinulla on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti seuraavat tietosuojaoikeudet:

Oikeus pyytää pääsyä henkilötietoihin 

Sinulla on oikeus pyytää tietoja siitä, mitä henkilötietoja Estmak Capital käsittelee sinusta (jos sellaisia on), millä oikeusperusteella ja millä tavalla. Sinulla on myös oikeus pyytää kopio sinua koskevista käsitellyistä henkilötiedoista.

Oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista ja poistamista

Sinulla on oikeus pyytää Estmak Capitalia korjaamaan sinua koskevissa käsittelemissämme henkilötiedoissa olevat virheet (esimerkiksi jos henkilötiedot ovat muuttuneet). Sinulla on myös oikeus tietyissä tapauksissa pyytää Estmak Capitalia poistamaan sinua koskevat käsitellyt henkilötiedot. Huomaa, että Estmak Capitalilla voi olla oikeus kieltäytyä tiettyjen henkilötietojen poistamisesta esimerkiksi, jos käsittelyn jatkaminen on tarpeen mahdollisten vaateiden turvaamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Oikeus rajoittaa käsittelyä

Sinulla on oikeus pyytää Estmak Capitalia rajoittamaan henkilötietojesi käsittelyä. Tällaisessa tilanteessa Estmak Capitalilla on oikeus käsitellä henkilötietojasi vain rajoitetusti esimerkiksi mahdollisten vaateiden turvaamiseksi tai lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Jos henkilötietojesi käsittelyn oikeusperuste on Estmak Capitalin oikeutettu etu, sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on myös oikeus vastustaa Estmak Capitalin automaattista päätöksentekoa ja henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointiin liittyen (esimerkiksi uutiskirjeiden lähettäminen).

Oikeus siirtää henkilötietoja

Sinulla on oikeus pyytää Estmak Capitalilta henkilötietojasi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa. Jos se on teknisesti mahdollista, sinulla on myös oikeus pyytää Estmak Capitalia siirtämään henkilötietosi toiselle ilmoittamallesi rekisterinpitäjälle.

Oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa

Jos suostumus on henkilötietojesi käsittelyn oikeusperuste, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Huomaa, että suostumuksen peruuttaminen ei kuitenkaan vaikuta aiemman ja voimassa olevan suostumuksen perusteella suoritetun tietojenkäsittelyn laillisuuteen.

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksia, ota meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Huomaathan, että tietosuojaoikeudet eivät ole ehdottomia ja että Estmak Capitalin on arvioitava, salliiko tietosuojalainsäädäntö pyyntösi hyväksymisen ja missä määrin. Estmak Capital vastaa pyyntöösi normaalisti yhden (1) kuukauden kuluessa sen vastaanottamisesta. Jos pyyntöön ei ole mahdollista vastata yhden (1) kuukauden kuluessa, Estmak Capital voi pidentää vastausaikaa kahdella (2) kuukaudella ja ilmoittaa sinulle pidennyksestä ja sen syystä yhden (1) kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Jos sinulla on kysyttävää tai valituksia henkilötietojesi käsittelystä, ota meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen [email protected]. Estmak Capital vastaa sinulle yhden (1) kuukauden kuluessa kysymyksesi tai valituksesi vastaanottamisesta. Jos olet eri mieltä saamastasi vastauksesta, sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, joka on:

1) Viron tasavallassa: Andmekaitse Inspektsioon (osoite: Tatari 39, Tallinna 10134; sähköposti: [email protected]; puhelin: +372 627 4135);

2) Latvian tasavallassa: Datu valsts inspekcija (osoite: Elijas iela 17, Rīga, LV-1050; sähköposti: [email protected]; puhelin: +371 672 23131.

Tietoja muiden EU-maiden tietosuojaviranomaisista löydät osoitteesta: https://ec.europa.EU/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.